5 tips voor een procesworkshop met meer diepgang

Veel organisaties die hun bedrijfsprocessen inzichtelijk willen maken en verbeteren, grijpen als vanzelf naar een van de oudste hulpmiddelen: een Brown Paper-sessie. Op een groot vel papier worden met gele Post-It-stickers de bestaande processen in kaart gebracht. Maar is dit eigenlijk nog wel een tool van deze tijd? Kan een procesworkshop anno 2016 nou niet slimmer? Vijf handige tips om meer diepgang uit een workshop te halen.

  1. Stel het team centraal

Betrek het hele team bij de workshop. Zorg dat alle rollen, van begin tot einde, zijn vertegenwoordigd. Als iedereen zich verantwoordelijk voelt en eigenaar is van zijn eigen processen, ontstaat vanzelf empowerment. En niet te vergeten: het verhoogt de motivatie binnen het team enorm.

  1. Bekijk de processen vanuit verschillende perspectieven

Bestudeer niet alleen het grote plaatje, maar zoom ook eens in op de details van een proces. Of laat juist de kleinere onderdelen buiten beschouwing om door de bomen het bos te zien. Door het proces van verschillende kanten te bekijken verhoogt het inzicht van allen!

  1. Kijk naar de uitzonderingen

Focus tijdens de workshop niet alleen op de grootste gemene deler in een bedrijfsproces, maar kijk vooral ook naar de uitzonderingen. Juist in die uitzonderingen schuilen namelijk kansen voor verbeteringen. In human-centric organisaties is het aantal aanvragen dat een uitzondering kent immers meestal groter dan het aantal dat als ‘clean case’ door de organisatie gaat.

  1. Reken alternatieven meteen door

Grijp verbetersuggesties uit het team onmiddellijk aan door het resultaat ter plekke door te rekenen. Dit geeft de teamleden het gevoel dat ze serieus worden genomen. Bovendien kunnen successen direct gevierd worden.

  1. Houd het enthousiasme vast

Door de effecten van verbetervoorstellen meteen te bespreken, ontstaat enthousiasme in het team. Het is belangrijk om dat enthousiasme vast te houden, ook na de workshop. Ga na afloop dus zo snel mogelijk verder met het invoeren van de suggesties.

Slimme hulpmiddelen

Om bedrijfsprocessen bespreekbaar te maken en grondig in kaart te brengen, zijn geavanceerdere methoden nodig dan een Brown Paper met gele stickers. Gelukkig bestaan er tegenwoordig slimme en praktische hulpmiddelen voor het beter begrijpen, verbeteren en delen van processen. Nieuwsgierig geworden? Bij Engage vertellen we u er graag meer over.

Meer weten over het organiseren van een effectieve procesworkshop? Download dan de volledige whitepaper ‘Tips en trucs voor een goede procesworkshop’.